Cuando se trata de tomar decisiones estratégicas y priorizar proyectos, la Matriz de Impacto y Esfuerzo se ha convertido en mi mejor aliada. Esta poderosa herramienta del Design Thinking me ha permitido evaluar y clasificar ideas, iniciativas y proyectos con el objetivo de identificar las mejores oportunidades de generar ganancias rápidas.
En este artículo, te guiaré a través de esta técnica excelente para que puedas tomar decisiones más informadas y efectivas en tu negocio.
Antes de definir la matriz es imporante que tenga claro que significa impacto y esfuerzo
En el contexto de los negocios podemos definir que el impacto, se refiere a cómo puedes llegar a obtener ganancia y utilidad en tu producto, servicio, emprendimiento, proyecto, idea e iniciativa.
Es la cantidad de horas y hombres que se necesitan para ejecutar, desarrollar, construir e implementar el producto o servicio, ya sea que desee crear o potenciar tu producto, servicio, proyecto, idea o iniciativa.
Sabiendo la definición que le damos a impacto y esfuerzo, se puede definir a la matriz de impacto y esfuerzo. Esta herramienta de Design Thitking tiene como objetivo:
Tomar decisiones en base a la identificación del potencial de cambio de determinadas acciones.
https://www.designthinking.es/inicio/herramienta.php?id=108&fase=idea
Es una matriz de 2×2 que nos permite determinar el Impacto que puede tener un proyecto, actividad, iniciativas, etc…, y el esfuerzo que se debe ejercer para poder lograrlo.
Para su creación se establece que en el eje de las X se coloca el Esfuerzo y esta se divide en alto y bajo, y en el eje de las Y se coloca el Impacto que se divide en alto y bajo, entre ellos se crean 4 cuadrantes:
De manera pedagoga he asignado colores a cada cuadrante con la finalizad de poder tener un mejor entendimiento estableciendo
Desde mi experiencia he aplicado esta matriz para hacer un primer filtro cuando existe una gran cantidad de proyectos, ideas e iniciativas. Ayuda a tener un panorama rápido de donde debo enfocar mis esfuerzos e impactando al negocio, servicio y a los clientes eficientemente.
Para este primero filtro selecciono todo aquello que esté en el cuadrante 1 y 2 (Ganancias Rápidas y Grandes Oportunidades respectivamente).
Esta herramienta la he aplicado para iniciativas que puedan ayudar a lograr OKR, Objetivos SMART+E, proyectos basado en PMO, etc.
Para ésta he especificado si es Alta o Bajo tanto para impacto como para el esfuerzo ejemplo; si deseas desarrollar un producto digital y no sabes ¿Cuál sería la que debes enfocarte?:
# | Desarrollo | Impacto | Esfuerzo | Cuadrante |
---|---|---|---|---|
1 | Pagina Web | Bajo | Bajo | 3: Menor Ganancia |
2 | e-Commerce | Alto | Bajo | 1: Oportunidad |
3 | Market Place | Bajo | Alto | 4: Descartar |
4 | Aplicación Web | Alto | Alto | 2: Ganancia Rápida |
Ésta técnica me gusta mucho ya que puedes establecer escalas entre 0 a 1, 0 a 5, 1 a 2 ó 1 a 10, tanto el impacto como esfuerzo. Partiendo del ejemplo anterior tendríamos la siguiente tabla usando la escala de 1 a 5 quedando de la siguiente forma:
# | Desarrollo | Impacto | Esfuerzo | Cuadrante |
---|---|---|---|---|
1 | Pagina Web | 2 | 2 |
2: Ganancia Rápida
|
2 | e-Commerce | 2 | 4 |
4: Descartar
|
3 | Aplicación Móvil | 5 | 2 |
1: Oportunidad
|
4 | Market Place | 4 | 5 | 2: Ganancia Rápida |
5 |
Web App
|
4 | 3 |
1: Oportunidad o 2: Ganancia Rápida
|
6 |
e-Learning
|
1.5 | 3.5 |
4: Descartar
|
Aquellas que te queden como intermedia es recomendable hacer una segunda revisión para que lo puedas posicionar bien en la matriz de impacto y esfuerzo, como la número 5 (AI) del ejemplo.
De esta forma puedes tener una mejor precisión cuando tengas más de una iniciativa dentro del mismo cuadrante como en la número 6 (e-learning) y 2 (e-commerce).
La técnica que voy a compartir contigo se basa en mi experiencia y puede ayudarte a realizar comparaciones entre las características o funcionalidades que esperas que tengan los productos, ideas, iniciativas y proyectos. Además, las dos técnicas anteriores pueden quedarse cortas. A continuación, te la comparto:
Para utilizar esta técnica, comienza por crear una tabla. En la primera columna, coloca el número de características que deseas comparar. En la siguiente columna, coloca las características funcionalidades en sí.
Luego, crea tantas columnas como iniciativas, proyectos o hipótesis desees priorizar. En cada una de estas columnas, divide nuevamente en dos subcolumnas: una para el impacto y otra para el esfuerzo.
A continuación, te muestro un ejemplo de cómo se vería la tabla siguiendo los ejemplos anteriores:
# | Caracterísitcas | Página Web | e-commerce | Market Place | Apliación Web | AI | e-learning | ||||||
Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | ||
1 | Desarrollo | 2 | 1 | 5 | 5 | 3 | 4 | 2 | 5 | 3 | 3 | 5 | 1 |
2 | Servidores | 4 | 4 | 5 | 2 | 2 | 5 | 5 | 4 | 2 | 5 | 1 | 4 |
3 | Base de datos | 5 | 3 | 3 | 5 | 1 | 5 | 3 | 3 | 2 | 4 | 2 | 2 |
4 | Seguridad | 2 | 5 | 3 | 4 | 2 | 3 | 5 | 3 | 5 | 1 | 3 | 3 |
TOTAL | 3,25 | 3,25 | 4 | 4 | 2 | 4,25 | 3,75 | 3,75 | 3 | 3,25 | 2,75 | 2,5 |
Ahora bien, debes tomar en cuenta que las características deben ser comparables entre las iniciativas, proyectos, productos o servicios para poder establecer un puntaje cualitativo entre 1 y 5 tanto para el impacto (Imp) como para el esfuerzo (Esf).
En la fila "Total", calcula el promedio para cada columna. De esta manera, obtendrás la posición del cuadrante según el impacto y el esfuerzo.
Ahora bien, vamos a ubicar en la gráfica cómo quedaría, tomando los resultados de la fila "Total". La gráfica quedará de la siguiente forma:
En la siguiente tabla, se puede apreciar la posición de cada uno de los productos digitales a desarrollar, de acuerdo con la ubicación en la gráfica:
# | Desarrollo | Impacto | Esfuerzo | Cuadrante |
1 | Página Web | 3,25 | 3,25 | 2 |
2 | e-Commerce | 4 | 4 | 2 |
3 | Market Place | 2 | 4,25 | 4 |
4 | Aplicación web | 3,75 | 3,75 | 2 |
5 | AI | 3 | 2,75 | 1 |
6 | e-Learning | 2,75 | 2,5 | 3 |
Una vez explicadas las técnicas, te preguntarás: ¿Quisieras algo menos técnico que la Matriz de impacto y esfuerzo? La respuesta es sí. Puedes aplicarla. Quiero mostrarte un ejemplo de cómo la he utilizado para priorizar mis productos y servicios en mi marca personal, GioSyst3m.
Mi propuesta de valor es ayudar a las personas a aumentar su productividad, optimizar su tiempo con calidad y mantenerse motivados. Para lograr esto, se me ocurrieron muchas ideas, entre las cuales se encuentran:
Ahora que tenemos esta lista de ideas para lograr mi propuesta de valor, aplicaré las tres técnicas.
Recuerda que en esta técnica solo se valora si el impacto y el esfuerzo son altos o bajos. A modo de ejemplificación, utilizaré palabras clave para cada iniciativa. Por ejemplo, para "Crear un Blog" colocaré la palabra "Blog" y asignaré valores en cada casilla a modo de ejemplo.
# | Iniciativa | Impacto | Esfuerzo | Cuadrante |
1 | Blog | Bajo | Alto | 4: Descartar |
2 | Redes Sociales | Alto | Alto | 2: Ganancia Rápida |
3 | Video Blog | Alto | Alto | 2: Ganancia Rápida |
4 | Webinars | Alto | Alto | 2: Ganancia Rápida |
5 | Conferencias | Alto | Bajo | 1: Oportunidad |
6 | e-Learning | Alto | Alto | 2: Ganancia Rápida |
7 | Libro | Bajo | Alto | 4: Descartar |
8 | Podcast | Bajo | Bajo | 3: Menor Ganancia |
9 | Coaching & Mentoring | Alto | Bajo | 1: Oportunidad |
Al crear el gráfico quedaría de la siguiente forma:
Se puede apreciar con esta técnica que cada una de las ideas se ve ordenada y se le da prioridad a las conferencias y al Coaching & Mentoring. Seguidamente, se planea todo lo relacionado con Redes Sociales, Webinars, e-learning y VideoBlogs, ya que estas pueden ser palancas para aprovechar oportunidades.
Asimismo, podemos observar que crear un Podcast no tiene tanto impacto como podríamos imaginar y, finalmente, se recomienda descartar la opción del blog y el libro.
Ahora bien, vamos a aplicar la misma lista, pero en este caso utilizaremos una escala del 1 al 10 para que puedas tener una mayor precisión en la priorización, especialmente cuando tengas muchas ideas.
Dado que tenemos una escala de 10 posiciones, asignaré un valor entre 1 y 10 a cada iniciativa sin que se repita, de manera que podamos garantizar una priorización completa. Sin embargo, si tenemos 9 posiciones disponibles, es más conveniente, permíteme explicarte.
Si digo que el Blog tiene un impacto de 9 y la conferencia también tiene un impacto de 9, entonces ambos tendrían la misma prioridad. Pero si no se pueden repetir los números, me obligo a definir realmente cuál de ellos tiene un impacto de 9. Por ejemplo, puedo asignar un impacto de 9 a las conferencias y un impacto de 8 al blog, eligiendo así el número más cercano.
En cuanto al esfuerzo, sí podemos repetir el número si consideras que ambas tareas requieren el mismo esfuerzo.
Es importante recordar que los valores asignados son solo ejemplos para poder explicar el ejercicio de manera clara.
# | Iniciativa | Impacto | Esfuerzo | Cuadrante |
1 | Blog | 6 | 7 | 2: Ganancia Rápida |
2 | Redes Sociales | 7 | 6 | 2: Ganancia Rápida |
3 | Video Blog | 5 | 8 | 2: Ganancia Rápida |
4 | Webinars | 4 | 6 | 4: Descartar |
5 | Conferencias | 8 | 5 | 1: Oportunidad |
6 | e-Learning | 3 | 9 | 4: Descartar |
7 | Libro | 2 | 4 | 3: Menor Ganancia |
8 | Podcast | 4 | 5 | 3: Menor Ganancia |
9 | Coaching & Mentoring | 9 | 4 | 1: Oportunidad |
Vamos hacer la gráfica del mismo para ver como queda, y este atento de la estaca que estamos usando 1 a 10
Ahora puedes observar que las prioridades han cambiado con esta nueva escala. Al establecer el impacto sin repetir los números, nos ayuda a priorizar de manera más precisa.
En base a esto, las oportunidades prioritarias son el Coaching & mentoring y las conferencias, seguidas de las Redes Sociales. Luego, encontramos el blog, seguido del libro y el podcast. Por último, se recomienda descartar los Webinars, e-learning y el video blog.
Recuerda que esta priorización se realiza en función de los valores asignados y puede variar según tus propias consideraciones y necesidades.
Ahora bien, lo siguiente es comparar todas estas iniciativas y encontrar las características comunes entre ellas. Por ejemplo, todas pueden estar en la categoría de Infoproductos y, como consecuencia, deben generar contenido educativo y de valor para las audiencias. Veamos la siguiente tabla:
# | Grupo de Actividades | Blog | Redes Sociales | Video Blog | Webinars | Conferencias | E-learning | Libro | Podcast | Coaching & mentoring | |||||||||
Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | Imp | Esf | ||
1 | Generación de contenido | 6 | 7 | 4 | 6 | 7 | 9 | 5 | 9 | 9 | 4 | 4 | 9 | 6 | 7 | 6 | 5 | 9 | 4 |
2 | Corrección de estilos de contenido | 6 | 3 | 3 | 4 | 8 | 8 | 5 | 8 | 8 | 3 | 3 | 9 | 8 | 6 | 7 | 4 | 9 | 5 |
3 | Publicidad | 7 | 5 | 6 | 5 | 8 | 9 | 7 | 7 | 9 | 6 | 2 | 9 | 8 | 5 | 7 | 4 | 8 | 5 |
Total | 6 | 5 | 4 | 5 | 8 | 9 | 6 | 8 | 9 | 4 | 3 | 9 | 7 | 6 | 7 | 4 | 9 | 5 |
Una vez realizo la comparación por el Grupo de Actividades, tenemos la siguiente tabla resumen, tomando la fila Total
# | Iniciativa | Impacto | Esfuerzo | Cuadrante |
1 | Blog | 6 | 5 | 1: Oportunidad |
2 | Redes Sociales | 4 | 5 | 3: Menor Ganancia |
3 | Video Blog | 8 | 9 | 2: Ganancia Rápida |
4 | Webinars | 6 | 8 | 2: Ganancia Rápida |
5 | Conferencias | 9 | 4 | 1: Oportunidad |
6 | e-Learning | 3 | 9 | 4: Descartar |
7 | Libro | 7 | 6 | 2: Ganancia Rápida |
8 | Podcast | 7 | 4 | 1: Oportunidad |
9 | Coaching & Mentoring | 9 | 5 | 1: Oportunidad |
Una vez tenido la taba resumen, lo podemos traficar y obtendrás el siguiente resultado
Podemos observar que, utilizando esta técnica, hemos obtenido un nuevo escenario de priorización. Las oportunidades destacadas son las Conferencias, el Coaching & Mentoring, el Blog y el Podcast. A continuación, en orden de prioridad, se encuentran los Libros, el VideoBlog y los Webinars.
En último lugar, se sitúan las Redes Sociales, y se recomienda descartar la opción del e-learning.
Esta nueva perspectiva nos permite enfocar nuestros esfuerzos en aquellas iniciativas que tienen un mayor impacto y valor para nuestro objetivo.
Cada vez que apliques la Matriz de impacto y esfuerzo, es importante tener en cuenta los siguientes 6 tips para lograr el éxito en su aplicación:
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