Ágiles Colombia 2023

Una experiencia para compartir

En una tarde de varias reuniones llega John Gutierrez a proponernos algo, en el cual nos invito a participar como voluntarios para Ágiles Colombia 2023 peor esta vez no era para dar alguna charla en el Open Space, sino que formaríamos parte del Comité Organizador, siempre hemos hecho muchas cosas locas y espontáneas dijimos de una que sí, ¿que hay que hacer preguntaba mi amigo Oscar Parra que estaba conmigo? 

En nuestra primera reunión que nos incluyeron y nos presentaron fue de gran grato como nos recibieron con personas muy animadas, alegres y también se sentía un poco de estrés por todo la organización que se tenia que hacer y promesa de poder impactar a las diferentes personas que asistir al evento de la Comunidad Agilita de Colombia y no solo de otros países que también asistirán.

¿Qué es Ágiles Colombia?

Es un evento auto-organizado por la comunidad ágil colombiana, sin fines de lucro, con foco en las personas y sus interacciones , dedicado a compartir experiencias, enseñar, aprender y relacionarse en torno a la cultura ágil generando experiencias de crecimiento inigualables.

La pasión por la agilidad y el constante deseo por aprender y evolucionar son los motores que han hecho que estas jornadas sigan creciendo sostenidamente, para que además de haber sido la sede de un Ágiles Latam ahora podamos ser referente por nuestra cultura ágil en Colombia.

Fuente: Ágiles Colombia 2023

¿Cómo esta conformado el Comité Organizador? 

Desde el inicio, nos fue presentada una estructura conformada por círculos interconectados. Cada uno de estos círculos es liderado por una figura central, y asume una responsabilidad específica. La colaboración entre estos círculos es lo que da vida al CORE, un espacio en el que todos estamos involucrados de una forma u otra.

Estos son los cinco círculos que conforman esta estructura:

1. Finanzas: Este círculo tiene a su cargo la gestión de todos los aspectos económicos y monetarios. Desde la administración de los recursos financieros hasta la elaboración de presupuestos y la toma de decisiones relacionadas con inversiones y gastos.

2. Formato: El círculo de Formato se dedica a la organización y presentación de la información. Aquí se establecen los estándares para los diversos formatos que se utilizarán en los días de evento, incluyendo la agenda, preguntas para los participantes, valores a transmitir, y todo lo necesario para impactar a los asistentes de manera efectiva.

3. Comunicación: La efectividad en la comunicación es el núcleo de este círculo. Su enfoque se centra en establecer canales de comunicación claros y eficientes, tanto dentro de la estructura como hacia el exterior, especialmente en plataformas digitales.

4. Cultura: El círculo de Cultura se dedica a asegurar que los aspectos culturales estén estrechamente relacionados con el entorno, con el propósito de promover y dar a conocer las culturas locales durante el evento.

5. Logística: Este círculo desempeña un papel crucial en la planificación y ejecución de las operaciones cotidianas. Se encarga de gestionar recursos tangibles, coordinar eventos y actividades, así como optimizar los procesos para asegurar un flujo de trabajo fluido.

La imagen adjunta ofrece una representación visual de la organización de esta estructura de círculos interconectados, cada uno aportando una función única para dar forma al CORE. Esta organización no solo fomenta la eficiencia en cada área, sino que también garantiza una colaboración integral para lograr objetivos comunes de manera efectiva y cohesiva.

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Una vez que nos contaron qué hace cada círculo, decidimos participar en el grupo de Comunicaciones y Formato.

Reuniones y Sincronización en el Equipo

Al igual que en cualquier equipo, es esencial contar con espacios de sincronización para estar al tanto de las tareas de la semana. Cada círculo tiene su propio espacio de trabajo, y además teníamos reuniones conjuntas con el Núcleo (Core).

Círculo de Comunicaciones

Mi experiencia en el equipo de Comunicaciones fue sumamente enriquecedora. Me encantó observar cómo cada miembro asumía sus responsabilidades y cómo colaborábamos mutuamente para lograr nuestros objetivos. En mi caso, tuve el honor de desempeñar el rol de "Community Manager". Disfruté enormemente la oportunidad de interactuar en las redes sociales, mantener conversaciones con el público, y llevar a cabo la organización y planificación de nuestras publicaciones.

Dentro de este círculo, seguimos un cronograma de publicaciones detallado que nos permitía estructurar nuestra estrategia. Contábamos con una parrilla de publicaciones que delineaba claramente qué contenido se compartiría en qué momento. Esto aseguraba que nuestras comunicaciones fueran coherentes y bien programadas, lo que resultaba crucial para mantener una presencia efectiva en línea.

Cada publicación tenía su propósito y encajaba dentro de nuestra estrategia general. Desde anuncios importantes hasta contenido más ligero, cada pieza tenía su lugar en el rompecabezas de nuestras comunicaciones. Además de las publicaciones regulares, también nos permitía estar preparados para eventos especiales o anuncios inesperados.

La colaboración dentro del equipo de Comunicaciones fue vital. Compartíamos ideas, revisábamos los borradores de contenido y ofrecíamos retroalimentación constructiva. Esta sinergia no solo mejoraba la calidad de nuestras comunicaciones, sino que también fortalecía nuestros lazos como equipo.

En resumen, formar parte del equipo de Comunicaciones fue una experiencia gratificante. La capacidad de desglosar las tareas, trabajar juntos en un cronograma sólido y mantener una comunicación efectiva fue fundamental para nuestro éxito. Aprendí que la sincronización y la colaboración no solo hacen que las cosas funcionen sin problemas, sino que también fomentan un ambiente de apoyo y crecimiento mutuo.

Estrategia de Publicaciones: Conectando con la Comunidad

En nuestro afán por estar en sintonía constante con la comunidad, desarrollamos una diversidad de formatos impactantes que buscaban acercarnos a nuestro público en todo momento. A continuación, te presento algunos de los enfoques que utilizamos para cautivar a nuestra audiencia:

1. Transmisiones en Vivo (Live): Las transmisiones en vivo eran una herramienta poderosa en nuestra estrategia de comunicación. Estas sesiones en tiempo real nos permitían conectarnos directamente con la audiencia, respondiendo a preguntas, compartiendo novedades emocionantes y proporcionando un espacio interactivo para el diálogo.

2. Carruseles de Contenido: Optamos por carruseles de contenido para presentar información de manera atractiva y organizada. Este formato permitía contar historias secuenciales, mostrar procesos paso a paso y ofrecer contenido educativo en una experiencia deslizante.

3. Videos y Reels: Reconocimos la importancia del contenido visual dinámico y, por lo tanto, creamos videos y Reels para captar la atención de nuestra audiencia de manera efectiva. Estos clips eran utilizados para presentar anuncios, compartir fragmentos inspiradores y proporcionar entretenimiento en un formato audiovisual.

4. Entrevistas Significativas: Las entrevistas eran una valiosa oportunidad para profundizar en temas relevantes y establecer conexiones auténticas  miembros influyentes de la comunidad. Estas conversaciones brindaban perspectivas únicas y enriquecedoras que añadían valor a nuestra presencia en línea.

5. Imágenes Impactantes: Comprendimos el poder de las imágenes y gráficos llamativos para capturar la atención en un vistazo. Utilizamos imágenes impactantes para transmitir mensajes clave, evocar emociones y crear una impresión duradera en nuestra audiencia.

6. GIFs Creativos: Los GIFs eran una herramienta divertida y expresiva que utilizamos para añadir dinamismo y humor a nuestras comunicaciones. Estos pequeños fragmentos animados eran ideales para transmitir emociones, reacciones y momentos memorables de manera rápida y efectiva.

Cada uno de estos formatos tenía un propósito específico en nuestra estrategia de comunicación. La variedad nos permitía mantener el interés de nuestra comunidad y adaptarnos a diferentes preferencias de consumo de contenido. Al combinar estas formas creativas de presentación, pudimos ofrecer un mosaico completo de experiencias que enriquecieron la relación entre nosotros y nuestra audiencia.

Nuestra selección de formatos no solo buscaba transmitir información, sino también construir una conexión genuina con nuestra comunidad. Era una manera de mostrarles que estábamos dispuestos a comunicarnos en sus términos y de brindarles contenido valioso y entretenido. Cada formato tenía su lugar en nuestra estrategia, contribuyendo una presencia única.

Resultados

Te comparto los resultado obtenido durante  el 04 mayo al 03 Agosto Redes Agiles Colombia 2023

Análisis

• El crecimiento en LinkedIn es notable, ya que es una red profesional y este tipo de eventos se enfocan mucho al crecimiento profesional de los seguidores.
• Las redes como Instagram tuvieron el mayor alcance, debido a que durante los dos días del evento se realizaron lives, entrevistas y publicaciones en tiempo real.
• La red de Twitter tuvo muy baja interacción y alcance, a pesar de que tiene más de 5000 seguidores.
• La red de YouTube no se movió dentro del plan de redes sociales, se tuvieron 35 seguidores y se debe contar con ella para el próximo evento.
• Se programaron 16 videos de entrevistas de los dos días del evento en las redes de LinkedIn, LinkedIn Empresas, Twitter y YouTube como publicaciones post eventos.

Mi Participación en el Círculo de Formato: Una Experiencia Enriquecedora

A pesar de que mi enfoque principal se encontraba en el círculo de Comunicaciones, también decidí participar activamente en el círculo de Formato con el propósito de aprender y brindar mi apoyo en todas las facetas necesarias para el evento.

Mi interés por la diversidad de roles dentro del equipo me impulsó a sumergirme en el círculo de Formato. Al hacerlo, no solo deseaba contribuir a la creación y planificación de la estructura del evento, sino que también aspiraba a adquirir una comprensión holística de cómo todos los elementos se unían para formar una experiencia integral.

En un principio, éramos un equipo de tres personas, trabajando juntos en la concepción y diseño de los diversos formatos que se presentarían en el día del evento. Nuestro esfuerzo colaborativo resultó en la creación de tres formatos únicos y atractivos que brindarían a los asistentes una experiencia enriquecedora:

1. Open Space: Este formato permitía a los participantes tener un espacio abierto y flexible para la discusión y el intercambio de ideas. Ofrecía la oportunidad de explorar temas de interés en grupos pequeños o participar en conversaciones informales, lo que fomentaba la interacción activa y la creación de conexiones significativas entre los asistentes.

2. Charlas Relámpago (Lightning Talks): Estas charlas rápidas y concisas eran una plataforma para que diversos oradores compartieran ideas, conocimientos y perspectivas en un corto período de tiempo. Cada charla relámpago se centraba en un tema específico, ofreciendo una amplia gama de perspectivas en un formato ágil y dinámico.

3. Keynotes (Conferencias Magistrales): Los Keynotes eran el punto culminante del evento, presentando a destacados líderes y expertos en el campo. Estas conferencias magistrales ofrecían una visión profunda y provocadora sobre temas relevantes, inspirando a los asistentes y proporcionando una base sólida para la discusión posterior.

Mi experiencia en el círculo de Formato fue altamente edificante. Aprendí cómo la estructura y presentación de los contenidos podían influir en la percepción y participación de los asistentes. Colaborar con colegas apasionados y talentosos en la creación de estos formatos me brindó una visión valiosa de la planificación estratégica detrás de un evento exitoso.

En resumen, mi incursión en el círculo de Formato fue una oportunidad enriquecedora para expandir mis habilidades y conocimientos, al mismo tiempo que contribuía al éxito general del evento. Esta experiencia solidificó mi creencia en la importancia de una colaboración integral entre diferentes áreas para lograr un impacto significativo en la comunidad.

La pregunta convocante, ejes, valores  y slogan

Esta parte me llamó la atención ya que todo gira en torno a esto durante los días del evento. Al final, buscamos que las personas exploren a través de las charlas y los exponentes.

Pregunta convocante

"¿Cómo podemos afrontar los desafíos al adoptar la agilidad en nuestro día a día?"

Ejes

También compartimos los ejes en los cuales los asistentes podrían exponer sus charlas:

1. Agilidad en TI: Agilidad para el diseño, arquitectura, calidad, automatizaciones, nuevas tecnologías, pruebas del desarrollo de software, hardware o aplicaciones 4RI e Inteligencia Artificial.

2. Agilidad en la Academia: Aplicación de la agilidad en el contexto académico, programas educativos y nuevas formas de evolucionar la academia, incluyendo prácticas, conocimientos y herramientas ágiles.

3. Agilidad Organizacional y Social: Agilidad en prácticas, experiencias, escalamiento y aprendizajes de la adopción y/o transformación de la agilidad a nivel organizacional, así como en contextos comunitarios que buscan ser mejores para el mundo.

4. Coaching Ágil: Compartir experiencias, plantear desafíos y problemáticas, así como herramientas para contribuir al desarrollo conjunto de un coach ágil.

5. Innovación y Otros: Prácticas y experiencias que permitan construir con una visión alternativa y creativa nuevos productos, servicios y modelos de negocios.

Valores:

1. Adaptabilidad: Me adapto al entorno.
2. Colaboración: Apoyo, asisto, ayudo y cuido a los demás.
3. Humildad: Escucho las opiniones de los demás, pues reconozco que de todos puedo aprender.
4. Respeto: Acepto que no poseo la verdad y que otros pueden tener ideas válidas aunque no las comparta.

Slogan:

"En la agilidad, quien la vive es quien la goza!"

Amores y Desamores de una Certificación

No podía dar una charla en vivo con los asistentes, junto a mis amigos John Gutiérrez y Oscar Parra, presentamos la charla "Amores y Desamores de una Cettificaicón". Buscamos ofrecerla en un formato de Stand Comedy, abordando todas las situaciones cómicas que enfrentamos cuando nos enamoramos, nos desilusionamos y buscamos un nuevo amor. Estas experiencias siempre coinciden con nuestras certificaciones y también grabamos el primer capítulo de nuestros pocas "Yo si te digo que..." 

Restropetiva de Ágiles Colombia 2023

En el ámbito de la agilidad, existe un dicho que reza: "sale como tiene que salir". Traigo este dicho a colación debido a una experiencia que viví. La organización del formato estaba en un punto crucial que podría considerarse como la retrospectiva del evento, involucrando a todos los participantes. Inesperadamente, esta responsabilidad quedó en mis manos. Debo confesar que fue sorprendente y, sin embargo, asumí el desafío con determinación. Lo bueno de todo esto es que me permitió activar mi creatividad y diseñar una manera de organizar a más de 200 personas que estaban presentes. Por supuesto, esto no hubiera sido posible sin el apoyo invaluable de los organizadores y los voluntarios.

Permítanme compartirles todo lo que se llevó a cabo y cómo lo vivieron:

Se formaron 10 grupos, con un voluntario asignado a cada uno. Mi rol era coordinar todo desde el centro, en el campo de juego. Se llevaron a cabo tres momentos que describo a continuación:

1. Momento 1: Todos debíamos discutir y compartir tres aspectos que nos llevábamos de Ágiles Colombia 2023. En total, recolectamos 30 ideas en una duración de 7 minutos.
2. Momento 2: En esta ocasión, cada uno debía hablar sobre tres cosas que les gustaría ver en Ágiles Colombia 2024. En conjunto, logramos recopilar 30 sugerencias en un período de 7 minutos.
3. Momento 3: Cada grupo tenía la tarea de crear un video de 30 segundos para invitar al Ágiles Colombia 2024.

Los dos primeros momentos demandaron un gran esfuerzo y se notó una autogestión activa y la participación de todos. En el tercer momento, la creatividad y la imaginación se desataron, y los asistentes generaron videos sumamente divertidos y elocuentes para invitar a la edición del próximo año.

Recibí comentario como: "Gio, realmente diste en el clavo con el video...", "¡Qué buena idea!", "La gente está explotando de creatividad...". En ese momento me di cuenta del impacto que estaba generando.

Esta experiencia no solo destacó la importancia de la autogestión y la participación colaborativa, sino que también demostró cómo la creatividad puede florecer cuando se presenta un desafío. Estoy agradecido por la oportunidad de haber contribuido a este evento de una manera significativa y de haber presenciado el poder de la comunidad ágil en acción.

Ciclo de Entrevistas

Para enriquecer aún más nuestras actividades, decidimos llevar a cabo diversas entrevistas con aquellos que jugaron roles clave en el evento: los ponentes principales (Keynote Speakers), los presentadores de las Charlas Relámpago y, especialmente, los valiosos asistentes que formaron parte de los días de desarrollo. Estas entrevistas proporcionaron un hermoso espacio para sumergirnos en las experiencias de los participantes y asegurarnos de que realmente habíamos cumplido con sus expectativas de manera significativa.

Cada uno de estos individuos compartió con nosotros sus experiencias, transmitiendo cómo se sintieron al compartir sus ideas y conocimientos en las distintas charlas. Además, nos brindaron sus perspicaces opiniones acerca de Ágiles Colombia 2023 y cómo percibieron el cálido ambiente de Barranquilla, el lugar de celebración. Pero más allá de eso, también nos revelaron cómo estaban inspirando a otros a formar parte de este enriquecedor evento en futuras ediciones.

Te comparto algunas entrevistas si desea verlas todas puedes entrar Lista de Reproducción en Ágiles Colombia 2023

Luis Mulato es un Hack cultural por excelencia, con gran capacidad para guiar a las personas, equipos y organizaciones en el desarrollo de habilidades que les permitan liberar su potencial y donde se cultive un sistema propicio para innovar en el desarrollo de mejores productos o servicios, que deleiten a sus clientes y también apasionen a sus colaboradores.

Pablo Tortorella tiene una gran trayectoria y experiencia trabajando con líderes de diversas organizaciones, lo que le ha permitido sensibilizar, inspirar y orientar hacia una forma de liderazgo coherente con la agilidad.

𝘾𝙧𝙞𝙨 𝙍𝙪𝙖 es reconocida por su habilidad excepcional para comunicarse y motivar a las personas, lo que la convierte en una líder inspiradora. Su pasión y dedicación por la agilidad son verdaderamente admirables. 

Luisa (Lucho) Salzar Traductor oficial de la Guía de Scrum en Español

Jorge Abad Head of Agility for TCS Latin America | Regional Agile Coach | Enterprise Agile Coach | SPC 6.0, RTE 6.0, TKP, KSD, KSM | Management 3.0 Trainer | Speaker | Author | HBR Advisor Council

Entrevistar a los asistentes también fue parte de esta gran labor 

Agradecimientos

Deseo expresar mi sincero agradecimiento a todo el equipo que estuvo detrás de esta increíble aventura. Me recibieron con los brazos abiertos y me brindaron su apoyo incondicional. Aprendí muchas cosas gracias a ellos y establecimos una amistad única e inolvidable.

Quiero expresar mi sincero agradecimiento a todas las personas que asistieron; fueron más de 600 asistentes que estuvieron ahí, esperando lo mejor de nosotros para llevarse una experiencia inolvidable y enriquecedora, cargados de agilidad.

Un agradecimiento especial a ti, John Gutiérrez, por invitarnos a esta emocionante aventura y por unirnos a un equipo de trabajo excepcional.

Fue un lugar donde descubrimos el verdadero valor de la amistad, incluso cuando las tensiones se hicieron evidentes. Como mencionó Oscar Parra: "Ante todo, somos amigos", y este evento fortaleció aún más nuestro lazo de amistad.

Un agradecimiento especial a Ricardo Tarife, quien quizás no tenía idea de en qué nos estábamos aventurando, pero estuvo ahí, brindando su ayuda y dando lo mejor de sí mismo. Nos guió hacia una experiencia inigualable y me acompañó en todas mis locuras, demostrando que siempre estamos juntos.