Existen diferente técnicas para priorizar que dependiendo de la necesidad que tengas en el momento, sea para un proyecto personal, profesional o emprendimiento para establecer el orden por donde comenzar y tener el camino claro para lograr la meta.
En esta oportunidad te quiero contar 4 técnicas que puedes usar para según sea el caso o la necesidad que tengas.
¿Qué hacer cuando todo es urgente?
En ocaciones me ha pasado que tengo miles cosas por hacer y para completar todo es urgente, quedándome en el sitio pensar ?qué hago primero?
Para esos momentos debo de priorizar, para ello uso una técnica La Matriz Eisenhower que te ayuda a establecer entre lo urgente e importante.
Pero antes de seguir con esta técnica debes hacer una interiorización si todo es urgente entonces nada lo es, y debes comenzar a clasificar tus tareas, actividades o labores entre lo que es importante y lo que es urgente, desde ese momento estas comenzando a priorizar.
Continuando con la Matriz de Urgente Vs Imporntate
Los cuadrantes de la Matriz Urgente e Importante
Planear
Son Importantes y menos Urgentes:
- Prevención.
- Construir.
- Nuevas Oportunidades.
Hacer
- Crisis
- Problemas
- Deadline (Fecha límite)
Eliminar
- Desperdiciar el tiempo en internet sin búsquedas concretas.
- Perdida de tiempo.
- Distracciones.
Delegar
- Algunas reuniones, emails, etc.
- Tareas menores, repetitivas o que no generen valor.
- Informes e interrupciones.
Quieres conocer más de esta técnica te invito que le des clic al siguiente link Matriz Urgente e Importante para poder priorizar describirías más información con ejemplos y como aplicarla
No todo se tiene que hacer al mismo tiempo, algunas son Nice-To-have
En cada proyecto que inicio, siempre se genera unas grandes discusiones con respecto que si todo se tiene que hacer; y la respuesta es muy simple, No, No todo se tiene que hacer muchas veces hay cosas que son “Nice-To-Have” que traducido en español es “Es bueno tenerlo” pero no ahora.
Esta frase en ingles la aplico mucho cuando se concediendo un proyecto nuevo y hoy en día con la transformación Agile toma mas fuerza, debes enfocarte en lo que realmente genera valor par tu cliente y ese esfuerzo que vas aplicar valdrá la pena,
Sin embargo, te preguntarás, ¿cómo priorizar si mi cliente quiere que le haga todo?, en estos casos me siento con cliente, jefe, área, equipo a revisar todas las funcionalidades, actividades procesos que se va desarrollar y aplico la método de MoScoW
es una técnica de priorización utilizada en la gestión, el análisis de negocios, la gestión de proyectos y el desarrollo de software para llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que dan a la entrega de cada requisito;
M - Most Have
- ¿Qué pasará si lanzamos el producto sin esta característica?
- ¿Hay alguna forma más simple de completar esto?
- ¿La aplicación funcionará sin esta característica?
S - Should have
- ¿Cuánto valor añade esta característica al proyecto?
- ¿Esto puede esperar hasta el próximo lanzamiento?
C - Could Have
- ¿Es esto necesario para la función básica del proyecto?
- ¿Cuánto impacto tendrá esto en el proyecto si se deja de lado?
W - Will not have
- ¿Esto tiene cero o poca importancia para el proyecto en este momento?
- ¿Hay alguna posibilidad de que esto tenga prioridad en el futuro?
¿Cómo priorizar con MoSCoW?
-
Abre Excel y crea Las siguientes Columnas
- Item
- MoSCoW
- Notas
-
En la columna de ítem comienza a listar todas las actividades, funciones, procesos que se necesitan priorizar.
-
Por cada Item comienzas a establecer en Letra
- M => Most Have => Debe Tenerlo
- S => Should Have => Debería Tenerlo
- C => Could Have => Podría Tenerlo.
- S => Will not have => No lo tendrá o Seria bueno pero no ahora NICE-TO-HAVE
-
En la columna de Notas establece algún comentario a considerar por que le asignaste algunas de las letras de MoSCoW
1er.
Most Have / Debe TenerloMost have / debe Tenerlo
Por priorización esta son las primeras que debes hacer, y deben tener siempre presente en el radar, ya que forman parte importante de lo que se desea lograr.
2do.
Should Have / Debería TenerShould Have / Debería Tener
Seguidamente las están en esta categoría son las 2da. según su prioridad, debes planear para cuando deberías comenzar a trabajar con ellas para iniciar una finalices con la 1era. prioridad.
3er.
Could Have / Podría TenerloCould Have / Podría Tenerlo
En orden de priorizar éstas serias las 3eras. por hacer; sin embargo, no tienes que planearlas como las anteriores, la puedes poner en stand by mientras ve viendo el resultado de las dos primeras, pueda que afecte esta decisión.
4ta.
Will not have / No lo tieneWill not have / No lo tiene
La idea es priorizar y saber que hacer de primero y que de último, esta me agrada mucho porque ahí te das cuenta cuales que aveces nos piden por hacer muchas cosas, suena esenciales pero al final son Nice-To-have
¿Cómo saber que hacer primero según impacto vs Esfuerzo?
El impacto y esfuerzo son dos grandes variables que ayudan mucho al momento de priorizar, de hecho cuando trabajas con esta matriz te ayuda enormemente a que generar mayor con le menor esfuerzo.
La uso muy frecuentemente en casi todos mis proyectos tanto personales como profesionales, debido que vivimos tiempos en que necesitamos impactar rápido al mercado con el menor esfuerzo, y aquí cabe la frase
Fail Fast Learn Fast
Falla Rápido Aprende Rápido
Para ello la Matriz de Impacto Vs Esfuerzo te puede ayudar mucho
¿Cómo crear la Matriz de Impacto y Esfuerzo?
Para su creación se establece que en el eje de las X se coloca el Esfuerzo y esta se divide en alto y bajo, y en el eje de las Y se coloca el Impacto que se divide en alto y bajo, entre ellos se crean 4 cuadrantes:
Cuadrante 1: Oportunidad
Impacto Alto y Esfuerzo Alto, son aquellas oportunidades grandes que se les debe hacer una planeación detallada; sin embargo, la recomendación es que se ejecuten rápido y con eficiencia. Usar la técnica de Productos Mínimo Viable (MVP).
Cuadrante 2: Ganancia Rápida
Impacto Alto y Esfuerzo Bajo, esta son las actividades, proyectos de ganancia rápida y que tienen que ser atendidas de primera.
Cudrante 3: Menor ganancia
Impacto Bajo y Esfuerzo Bajo, puedes considerarlas con una prioridad muy baja y pueden dar algo de ganancia.
Puedes tenerla a la vista para profundizar y buscar otras oportunidades.
Cuadrante 4: Descartar
Impacto Bajo y Esfuerzo Alto, consumir mucho esfuerzo y obtener poca ganancia, lo cual es recomendable descartar y evitarlas por completo.
¿qué te pareció esta Matriz?, Interesante, ¿verdad? te voy compartir el link Matriz de Impacto y Esfuerzo, técnica excelente para priorizar donde descubrirás como aplicar la matriz con ejemplos y dos formas prácticas para usar según sea tu necesidad.
¿Te has sentido abrumado sin saber por donde comenzar?
No sé a uds, pero en ocaciones me pasa lo mismo, no sé por donde comenzar un proyecto o tengo varias ideas que acompleja la necesidad de priorizar.
La forma es que comienza a clasificar, te voy explicar, con la siguiente imagen
Tienes un proyecto o idea, esta tiene
No importa si tienes una idea o proyecto y que éste sea personal o profesional, lo importante que categorices.
Recuerda que un Proyecto o idea tiene un conjunto de Epicas o Iniciativas, que son esa grandes características que va tener tu proyecto o idea.
Una Epica o iniciativas tendrá un conjunto de Feature o Hipótesis, en el cual la primera son grupo de funcionalidades que tendrás y la segunda es la forma como validarás esas iniciativas.
Seguidamente encontrarás las Historias de usuarios, en este punto convergen ya que es la forma como podemos detallar el ¿Qué? se quiere hacer, en el siguiente link puedes leer más haz que las historias de usuario realmente funcione
Finalmente tienes las tareas que es ¿Cómo? vamos a lograr eso que desea desarrollar y que tu cliente lo pueda usar.
Te preguntarás ¿dónde priorizo? fácilmente puedes hacerlo en cualquier nivel, recuerda que tienes 5.
Priorizando tomando en cuenta el valor al negocio, tiempo, riegos/oportunidad
Existe una técnica muy usada en el framework SAFe que particularmente me gusta mucho y enseño a mis equipos de trabajo.
La técnica Weighted Shortest Job First (WSJF), traducido algo así como “el trabajo más corto ponderado primero”, es un modelo de priorización y programación del trabajo Agile, en un ambiente en el que el coste de la demora y la duración de los elementos de trabajo cambian o pueden cambiar. Su objetivo, en esencia, es producir el máximo beneficio económico para una organización al aportar el máximo valor.
Son dos formulas que debes aplicar
Aplicando la Técnica de WSJF
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Crear un archivo de Excel con las siguientes columnas
- Columna A: Item
- Columna B: Valor del negocio
- Columna C: Criticidad del Tiempo
- Columna D: Reducción Resigo/oportunidad
- Columna E: Costo de la Demora
- Columna F: Duración del Trabajo
- Columna G: WSJF
- Columna H: Orden
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Formula para el Costo de la Demora
- En la columna E agregar la siguiente formula =B+C+D
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Formular para WSFJ
- En la columna G agregar la formula =IFERROR(E/F,0)
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En la columna A comienza a listar todas Iniciativas, Tareas, ideas, historias de usuarios, etc, sin ningún orden en particular,
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Usaremos el Seria Finobacci donde 1,2,3,5,8,13,21,34,..
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Una vez listada todos en la Columna A comenzamos con Columna B donde le asignaremos un valor según Finibacci, y así sucesivamente por cada ítem de la columna A,
- Importante: debe haber números tantos ítem existan, para solo se asigne uno cada uno
- No se puede repetir el numero
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Repetir en columna C y D el mismo procesos de asignación de finobacci
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En la columna de F asignar el valor de esfuerzo que llevará hacer el trabajo
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Ordenar de menor a mayor de esta forma nos quedará la priorización lista
Puedes sentirte un poco confundido con esta técnica sin embargo, no dejes de ver el video que explico a detalle como usar esta técnica.
¿Por qué es importante priorizar un proyecto, funciones, actividades o tareas de un proyecto?
Como pudiste darte cuenta existe 5 niveles para poder priorizar y para ellos debes estar claro a que nivel quieres priorizar y ¿cuál técnica aplicar en que nivel? te explico en la siguiente Cuadro.
Nivel | Matriz Urgente Vs Importante | Matriz MoSCoW | Matriz de Impacto Vs Esfuerzo | Técnica de WSJF |
---|---|---|---|---|
Proyecto / Idea | NO | NO | SI | SI |
Epic / Iniciativas | No | Si | Si | Si |
Feature / Hipótesis | Si | Si | Si | Si |
Historias de Usuario | Si | No | Si | Si |
Tareas | Si | No | No | No |
¡Prioriza, prioriza prioriza! pero ¿cómo lo puedo hacer?
Como has podido leer te explique dos técnicas que te ayudan a priorizar, ya sea por que todo es urgente o porque algunas son Nice-To-Have,
La matriz de Urgente Vs Importante aplica cuando tienes una series de actividades o tareas por hacer, ésta la puedes usar en aspectos Personal, Profesional o emprendimiento y En etapas muy tempranas de un proyecto.
Por el otro lado la matiz de MoSCoW aplica cuando tienes un proyecto iniciado y esta pidiendo muchas cosas para hacer y siente que hay cosas que suena super genial tenerlas pero sabes que va desenfocar a lo que realmente necesitas lograr, éstas la puedes usar en proyectos y la clasificación la debes hacer con tu equipo de trabajo, inclusive explícate a tu cliente que el mimo clasifique y verás que todo se organiza.
Adicionalmente, explique dos técnicas un poco mas profunda para hacer una priorización.
Una esta enfocada al impacto vs esfuerzo donde puedes hacer todo aquello que genere el menor esfuerzo y mayor impacto para tu proyecto.
Finalmente, te conté de otra técnica que es la WSJF que busca con otras variables como el Valor del negocio, Criticidad del Tiempo, Reducción del riesgo y/o Oportunidad del mercado y esfuerzo poder hacer aquello del menor esfuerzo con el mayor impacto.
Desde la Experienca
Con esta tabla puedes ver puedes aplicar las 4 técnicas para priorizar, esto esta basado en mi experiencia y donde a generado más valor con los equipos que he llevado como Agile Coach.
¿Existe más técnicas? por su puesto que sí, en mi experiencia trato de buscar la que más valor y sentido le puedan ver mis equipos, como Agile Coach debo suministrar herramientas y artefactos cada no de ellos, que sean prácticos y lo mas importante que les ayude en su toma de desiciones.
Espero que con estas 4 técnicas puedas tener un mejor panorama para tu próximo proyecto y/o idea en lo persona, profesional o emprendimiento.