4 técnicas para priorizar

Existen diferente técnicas para priorizar que dependiendo de la necesidad que tengas en el momento, sea para un proyecto personal, profesional o emprendimiento para establecer el orden por donde comenzar y tener el camino claro para lograr la meta.

En esta oportunidad te quiero contar 4 técnicas que puedes usar para según sea el caso o la necesidad que tengas.

En ocaciones me ha pasado que tengo miles cosas por hacer y para completar todo es urgente, quedándome en el sitio pensar ?qué hago primero?

Para esos momentos debo de priorizar, para ello uso una técnica La Matriz Eisenhower que te ayuda a establecer entre lo urgente e importante.

Pero antes de seguir con esta técnica debes hacer una interiorización si todo es urgente entonces nada lo es, y debes comenzar a clasificar tus tareas, actividades o labores entre lo que es importante y lo que es urgente, desde ese momento estas comenzando a priorizar.

Continuando con la Matriz de Urgente Vs Imporntate

Quieres conocer más de esta técnica te invito que le des clic al siguiente link Matriz Urgente e Importante para poder priorizar describirías más información con ejemplos y como aplicarla

En cada proyecto que inicio, siempre se genera unas grandes discusiones con respecto que si todo se tiene que hacer; y la respuesta es muy simple, No, No todo se tiene que hacer muchas veces hay cosas que son “Nice-To-Have” que traducido en español es “Es bueno tenerlo” pero no ahora.

Esta frase en ingles la aplico mucho cuando se concediendo un proyecto nuevo y hoy en día con la transformación Agile toma mas fuerza, debes enfocarte en lo que realmente genera valor par tu cliente y ese esfuerzo que vas aplicar valdrá la pena,

Sin embargo, te preguntarás, ¿cómo priorizar si mi cliente quiere que le haga todo?, en estos casos me siento con cliente, jefe, área, equipo a revisar todas las funcionalidades, actividades procesos que se va desarrollar y aplico la método de MoScoW

es una técnica de priorización utilizada en la gestión, el análisis de negocios, la gestión de proyectos y el desarrollo de software para llegar a un entendimiento común con las partes interesadas sobre la importancia que dan a la entrega de cada requisito;

Link: https://en.wikipedia.org/wiki/MoSCoW_method

El impacto y esfuerzo son dos grandes variables que ayudan mucho al momento de priorizar, de hecho cuando trabajas con esta matriz te ayuda enormemente a que generar mayor con le menor esfuerzo.

La uso muy frecuentemente en casi todos mis proyectos tanto personales como profesionales, debido que vivimos tiempos en que necesitamos impactar rápido al mercado con el menor esfuerzo, y aquí cabe la frase

Fail Fast Learn Fast

Falla Rápido Aprende Rápido

Para ello la Matriz de Impacto Vs Esfuerzo te puede ayudar mucho

Para su creación se establece que en el eje de las X se coloca el Esfuerzo y esta se divide en alto y bajo, y en el eje de las Y se coloca el Impacto que se divide en alto y bajo, entre ellos se crean 4 cuadrantes:

¿qué te pareció esta Matriz?, Interesante, ¿verdad? te voy compartir el link Matriz de Impacto y Esfuerzo, técnica excelente para priorizar donde descubrirás como aplicar la matriz con ejemplos y dos formas prácticas para usar según sea tu necesidad.

No sé a uds, pero en ocaciones me pasa lo mismo, no sé por donde comenzar un proyecto o tengo varias ideas que acompleja la necesidad de priorizar.

La forma es que comienza a clasificar, te voy explicar, con la siguiente imagen

Tienes un proyecto o idea, esta tiene

No importa si tienes una idea o proyecto y que éste sea personal o profesional, lo importante que categorices.

Recuerda que un Proyecto o idea tiene un conjunto de Epicas o Iniciativas, que son esa grandes características que va tener tu proyecto o idea.

Una Epica o iniciativas tendrá un conjunto de Feature o Hipótesis, en el cual la primera son grupo de funcionalidades que tendrás y la segunda es la forma como validarás esas iniciativas.

Seguidamente encontrarás las Historias de usuarios, en este punto convergen ya que es la forma como podemos detallar el ¿Qué? se quiere hacer, en el siguiente link puedes leer más haz que las historias de usuario realmente funcione

Finalmente tienes las tareas que es ¿Cómo? vamos a lograr eso que desea desarrollar y que tu cliente lo pueda usar.

Te preguntarás ¿dónde priorizo? fácilmente puedes hacerlo en cualquier nivel, recuerda que tienes 5.

Existe una técnica muy usada en el framework SAFe que particularmente me gusta mucho y enseño a mis equipos de trabajo.

La técnica Weighted Shortest Job First (WSJF), traducido algo así como “el trabajo más corto ponderado primero”, es un modelo de priorización y programación del trabajo Agile, en un ambiente en el que el coste de la demora y la duración de los elementos de trabajo cambian o pueden cambiar. Su objetivo, en esencia, es producir el máximo beneficio económico para una organización al aportar el máximo valor.

Link: https://www.scaledagileframework.com/wsjf/

Son dos formulas que debes aplicar

Puedes sentirte un poco confundido con esta técnica sin embargo, no dejes de ver el video que explico a detalle como usar esta técnica.

Como pudiste darte cuenta existe 5 niveles para poder priorizar y para ellos debes estar claro a que nivel quieres priorizar y ¿cuál técnica aplicar en que nivel? te explico en la siguiente Cuadro.

Como has podido leer te explique dos técnicas que te ayudan a priorizar, ya sea por que todo es urgente o porque algunas son Nice-To-Have,

La matriz de Urgente Vs Importante aplica cuando tienes una series de actividades o tareas por hacer, ésta la puedes usar en aspectos Personal, Profesional o emprendimiento y En etapas muy tempranas de un proyecto.

Por el otro lado la matiz de MoSCoW aplica cuando tienes un proyecto iniciado y esta pidiendo muchas cosas para hacer y siente que hay cosas que suena super genial tenerlas pero sabes que va desenfocar a lo que realmente necesitas lograr, éstas la puedes usar en proyectos y la clasificación la debes hacer con tu equipo de trabajo, inclusive explícate a tu cliente que el mimo clasifique y verás que todo se organiza.

Adicionalmente, explique dos técnicas un poco mas profunda para hacer una priorización.

Una esta enfocada al impacto vs esfuerzo donde puedes hacer todo aquello que genere el menor esfuerzo y mayor impacto para tu proyecto.

Finalmente, te conté de otra técnica que es la WSJF que busca con otras variables como el Valor del negocio, Criticidad del Tiempo, Reducción del riesgo y/o Oportunidad del mercado y esfuerzo poder hacer aquello del menor esfuerzo con el mayor impacto.

Con esta tabla puedes ver puedes aplicar las 4 técnicas para priorizar, esto esta basado en mi experiencia y donde a generado más valor con los equipos que he llevado como Agile Coach.

¿Existe más técnicas? por su puesto que sí, en mi experiencia trato de buscar la que más valor y sentido le puedan ver mis equipos, como Agile Coach debo suministrar herramientas y artefactos cada no de ellos, que sean prácticos y lo mas importante que les ayude en su toma de desiciones.

Espero que con estas 4 técnicas puedas tener un mejor panorama para tu próximo proyecto y/o idea en lo persona, profesional o emprendimiento.