Matriz de Impacto y Esfuerzo, técnica excelente para priorizar

Matriz de Impacto y Esfuerzo - GioSyst3m
  • diciembre 21, 2020

 

Cuando se trata de tomar decisiones estratégicas y priorizar proyectos, la Matriz de Impacto y Esfuerzo se ha convertido en mi mejor aliada. Esta poderosa herramienta del Design Thinking me ha permitido evaluar y clasificar ideas, iniciativas y proyectos con el objetivo de identificar las mejores oportunidades de generar ganancias rápidas.

En este artículo, te guiaré a través de esta técnica excelente para que puedas tomar decisiones más informadas y efectivas en tu negocio.

 

Impacto

 

En el contexto de los negocios podemos definir que el impacto, se refiere a cómo puedes llegar a obtener ganancia y utilidad en tu producto, servicio, emprendimiento, proyecto, idea e iniciativa.

 

Esfuerzo

 

Es la cantidad de horas y hombres que se necesitan para ejecutar, desarrollar, construir e implementar el producto o servicio, ya sea que desee crear o potenciar tu producto, servicio, proyecto, idea o iniciativa.

 

Sabiendo la definición que le damos a impacto y esfuerzo, se puede definir a la matriz de impacto y esfuerzo. Esta herramienta de Design Thitking tiene como objetivo:

Tomar decisiones en base a la identificación del potencial de cambio de determinadas acciones.

https://www.designthinking.es/inicio/herramienta.php?id=108&fase=idea

Es una matriz de 2×2 que nos permite determinar el Impacto que puede tener un proyecto, actividad, iniciativas, etc…, y el esfuerzo que se debe ejercer para poder lograrlo.

 

¿Cómo crear la Matriz de Impacto y Esfuerzo?

 

Para su creación se establece que en el eje de las X se coloca el Esfuerzo y esta se divide en alto y bajo, y en el eje de las Y se coloca el Impacto que se divide en alto y bajo, entre ellos se crean 4 cuadrantes:

 
 
 
Matriz de Impacto y Esfuerzo - GioSyst3m 

Colores en la Matriz de Impacto y Esfuerzo

De manera pedagoga he asignado colores a cada cuadrante con la finalizad de poder tener un mejor entendimiento estableciendo

  1. Cuadrante 1: oportunidades  color verde
  2. Cuadrante 2: Ganancia rápida color amarillo
  3. Cuadrante 3: Menor ganancia color naranja
  4. Cuadrante 4: descartar  color rojo

Aplicando Matriz Impacto y Esfuerzo

 

Desde mi experiencia he aplicado esta matriz para hacer un primer filtro cuando existe una gran cantidad de proyectos, ideas e iniciativas. Ayuda a tener un panorama rápido de donde debo enfocar mis esfuerzos e impactando al negocio, servicio y a los clientes eficientemente.

Para este primero filtro selecciono todo aquello que esté en el cuadrante 1 y 2 (Ganancias Rápidas y Grandes Oportunidades respectivamente).

Esta herramienta la he aplicado para iniciativas que puedan ayudar a lograr OKR, Objetivos SMART+E, proyectos basado en PMO, etc.

 

5 Tips que pueden ayudar en la Matriz de Impacto y Esfuerzo

5 Tips que pueden ayudar en la Matriz de Impacto y Esfuerzo
  1. Reemplaza el esfuerzo por Costos, para que puedas ser un poco más asertivo y moverte entre Opex/Capex.

  2. Sustituye el esfuerzo por Factibilidad, para que puedas medir ¿Qué tan factible es la construcción, desarrollo, ejecución, etc.?

  3. El esfuerzo debe definirlo el equipo que al final serán los que implementarán, desarrollarán o construirán tu producto, servicio o proyecto.

  4. El impacto debe ser definido por la persona del negocio, éste es el que tiene contacto directo con el cliente, stackholders, sponser, mercado etc. Y conoce las necesidades y los beneficios que tendrá.

  5. Ser muy cuidadoso con las clasificaciones entre los cuadrantes 2 y 3 ya que puedes perder una gran oportunidad o confundir la oportunidad con algo de menor ganancia.
 

Técnicas para ubicar en cada uno de los cuadrantes de la Matriz Impacto y Esfuerzo

 
 

Técnica Cualitativa

 

Para ésta he especificado si es Alta o Bajo tanto para impacto como para el esfuerzo ejemplo; si deseas desarrollar un producto digital y no sabes ¿Cuál sería la que debes enfocarte?:

# Desarrollo Impacto Esfuerzo Cuadrante
1 Pagina Web Bajo Bajo 3: Menor Ganancia
2 e-Commerce Alto Bajo 1: Oportunidad
3 Market Place Bajo Alto 4: Descartar
4 Aplicación Web Alto Alto 2: Ganancia Rápida
Matriz de Impacto y Esfuerzo - GioSyst3m
 

Técnica Cuantitativa

 

Ésta técnica me gusta mucho ya que puedes establecer escalas entre 0 a 1, 0 a 5, 1 a 2 ó 1 a 10, tanto el impacto como esfuerzo. Partiendo del ejemplo anterior tendríamos la siguiente tabla usando la escala de 1 a 5 quedando de la siguiente forma:

  • 1 y 2 Bajo
  • 3 Medio
  • 4 y 5 Alto
# Desarrollo Impacto Esfuerzo Cuadrante
1 Pagina Web 2 2
2: Ganancia Rápida
2 e-Commerce 2 4
4: Descartar
3 Aplicación Móvil 5 2
1: Oportunidad
4 Market Place 4 5 2: Ganancia Rápida
5
Web App
4 3
1: Oportunidad o 2: Ganancia Rápida 
6
e-Learning
1.5 3.5
4: Descartar
Matriz de Impacto y Esfuerzo - GioSyst3m

Aquellas que te queden como intermedia es recomendable hacer una segunda revisión para que lo puedas posicionar bien en la matriz de impacto y esfuerzo, como la número 5 (AI) del ejemplo.

De esta forma puedes tener una mejor precisión cuando tengas más de una iniciativa dentro del mismo cuadrante como en la número 6 (e-learning) y 2 (e-commerce).

 

 

Técnica Comparativa

La técnica que voy a compartir contigo se basa en mi experiencia y puede ayudarte a realizar comparaciones entre las características o funcionalidades que esperas que tengan los productos, ideas, iniciativas y proyectos. Además, las dos técnicas anteriores pueden quedarse cortas. A continuación, te la comparto:

Para utilizar esta técnica, comienza por crear una tabla. En la primera columna, coloca el número de características que deseas comparar. En la siguiente columna, coloca las características funcionalidades  en sí.

Luego, crea tantas columnas como iniciativas, proyectos o hipótesis desees priorizar. En cada una de estas columnas, divide nuevamente en dos subcolumnas: una para el impacto y otra para el esfuerzo.

A continuación, te muestro un ejemplo de cómo se vería la tabla siguiendo los ejemplos anteriores:

# Caracterísitcas Página Web e-commerce Market Place Apliación Web AI e-learning
Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf
1 Desarrollo 2 1 5 5 3 4 2 5 3 3 5 1
2 Servidores 4 4 5 2 2 5 5 4 2 5 1 4
3 Base de datos 5 3 3 5 1 5 3 3 2 4 2 2
4 Seguridad 2 5 3 4 2 3 5 3 5 1 3 3
TOTAL 3,25 3,25 4 4 2 4,25 3,75 3,75 3 3,25 2,75 2,5
 

Ahora bien, debes tomar en cuenta que las características deben ser comparables entre las iniciativas, proyectos, productos o servicios para poder establecer un puntaje cualitativo entre 1 y 5 tanto para el impacto (Imp) como para el esfuerzo (Esf).

En la fila "Total", calcula el promedio para cada columna. De esta manera, obtendrás la posición del cuadrante según el impacto y el esfuerzo.

Ahora bien, vamos a ubicar en la gráfica cómo quedaría, tomando los resultados de la fila "Total". La gráfica quedará de la siguiente forma:

Matriz de Impacto y Esfuerzo - GioSyst3m

 

En la siguiente tabla, se puede apreciar la posición de cada uno de los productos digitales a desarrollar, de acuerdo con la ubicación en la gráfica:

# Desarrollo Impacto Esfuerzo Cuadrante
1 Página Web 3,25 3,25 2
2 e-Commerce 4 4 2
3 Market Place 2 4,25 4
4 Aplicación web 3,75 3,75 2
5 AI 3 2,75 1
6 e-Learning 2,75 2,5 3
 

Ejemplo basado en la experiencia 

Una vez explicadas las técnicas, te preguntarás: ¿Quisieras algo menos técnico que la Matriz de impacto y esfuerzo? La respuesta es sí. Puedes aplicarla. Quiero mostrarte un ejemplo de cómo la he utilizado para priorizar mis productos y servicios en mi marca personal, GioSyst3m.

Mi propuesta de valor es ayudar a las personas a aumentar su productividad, optimizar su tiempo con calidad y mantenerse motivados. Para lograr esto, se me ocurrieron muchas ideas, entre las cuales se encuentran:

  1. Crear un blog.
  2. Compartir contenido educativo y valioso en las redes sociales.
  3. Crear un videoblog en YouTube.
  4. Realizar webinars.
  5. Dictar conferencias.
  6. Vender cursos y certificaciones de educación en línea.
  7. Escribir un libro.
  8. Crear un podcast.
  9. Brindar asesorías de coaching y mentoring.

Ahora que tenemos esta lista de ideas para lograr mi propuesta de valor, aplicaré las tres técnicas.

Técnica Cualitativa

Recuerda que en esta técnica solo se valora si el impacto y el esfuerzo son altos o bajos. A modo de ejemplificación, utilizaré palabras clave para cada iniciativa. Por ejemplo, para "Crear un Blog" colocaré la palabra "Blog" y asignaré valores en cada casilla a modo de ejemplo.

 

# Iniciativa Impacto Esfuerzo Cuadrante
1 Blog Bajo Alto 4: Descartar
2 Redes Sociales Alto Alto 2: Ganancia Rápida
3 Video Blog Alto Alto 2: Ganancia Rápida
4 Webinars Alto Alto 2: Ganancia Rápida
5 Conferencias Alto Bajo 1: Oportunidad
6 e-Learning Alto Alto 2: Ganancia Rápida
7 Libro Bajo Alto 4: Descartar
8 Podcast Bajo Bajo 3: Menor Ganancia
9 Coaching & Mentoring Alto Bajo 1: Oportunidad

Al crear el gráfico quedaría de la siguiente forma:

Matriz de Impacto y Esfuerzo Ejemplo Cualitativo -  GioSyst3m

Se puede apreciar con esta técnica que cada una de las ideas se ve ordenada y se le da prioridad a las conferencias y al Coaching & Mentoring. Seguidamente, se planea todo lo relacionado con Redes Sociales, Webinars, e-learning y VideoBlogs, ya que estas pueden ser palancas para aprovechar oportunidades.

Asimismo, podemos observar que crear un Podcast no tiene tanto impacto como podríamos imaginar y, finalmente, se recomienda descartar la opción del blog y el libro.

Técnica Cuantitativa

Ahora bien, vamos a aplicar la misma lista, pero en este caso utilizaremos una escala del 1 al 10 para que puedas tener una mayor precisión en la priorización, especialmente cuando tengas muchas ideas.

Dado que tenemos una escala de 10 posiciones, asignaré un valor entre 1 y 10 a cada iniciativa sin que se repita, de manera que podamos garantizar una priorización completa. Sin embargo, si tenemos 9 posiciones disponibles, es más conveniente, permíteme explicarte.

Si digo que el Blog tiene un impacto de 9 y la conferencia también tiene un impacto de 9, entonces ambos tendrían la misma prioridad. Pero si no se pueden repetir los números, me obligo a definir realmente cuál de ellos tiene un impacto de 9. Por ejemplo, puedo asignar un impacto de 9 a las conferencias y un impacto de 8 al blog, eligiendo así el número más cercano.

En cuanto al esfuerzo, sí podemos repetir el número si consideras que ambas tareas requieren el mismo esfuerzo.

Es importante recordar que los valores asignados son solo ejemplos para poder explicar el ejercicio de manera clara.

# Iniciativa Impacto Esfuerzo Cuadrante
1 Blog 6 7 2: Ganancia Rápida
2 Redes Sociales 7 6 2: Ganancia Rápida
3 Video Blog 5 8 2: Ganancia Rápida
4 Webinars 4 6 4: Descartar
5 Conferencias 8 5 1: Oportunidad
6 e-Learning 3 9 4: Descartar
7 Libro 2 4 3: Menor Ganancia
8 Podcast 4 5 3: Menor Ganancia
9 Coaching & Mentoring 9 4 1: Oportunidad

Vamos hacer la gráfica del mismo para ver como queda, y este atento de la estaca que estamos usando 1 a 10 

Matriz de Impacto y Esfuerzo Ejemplo Cuantitativo -  GioSyst3m

Ahora puedes observar que las prioridades han cambiado con esta nueva escala. Al establecer el impacto sin repetir los números, nos ayuda a priorizar de manera más precisa.

En base a esto, las oportunidades prioritarias son el Coaching & mentoring y las conferencias, seguidas de las Redes Sociales. Luego, encontramos el blog, seguido del libro y el podcast. Por último, se recomienda descartar los Webinars, e-learning y el video blog.

Recuerda que esta priorización se realiza en función de los valores asignados y puede variar según tus propias consideraciones y necesidades.

 

Técnica Comparativa

Ahora bien, lo siguiente es comparar todas estas iniciativas y encontrar las características comunes entre ellas. Por ejemplo, todas pueden estar en la categoría de Infoproductos y, como consecuencia, deben generar contenido educativo y de valor para las audiencias. Veamos la siguiente tabla:

 

# Grupo de Actividades Blog Redes Sociales Video Blog Webinars Conferencias E-learning Libro Podcast Coaching & mentoring
Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf Imp Esf
1 Generación de contenido 6 7 4 6 7 9 5 9 9 4 4 9 6 7 6 5 9 4
2 Corrección de estilos de contenido 6 3 3 4 8 8 5 8 8 3 3 9 8 6 7 4 9 5
3 Publicidad 7 5 6 5 8 9 7 7 9 6 2 9 8 5 7 4 8 5
Total 6 5 4 5 8 9 6 8 9 4 3 9 7 6 7 4 9 5

 Una vez realizo la comparación por el Grupo de Actividades, tenemos la siguiente tabla resumen, tomando la fila Total

 

# Iniciativa Impacto Esfuerzo Cuadrante
1 Blog 6 5 1: Oportunidad
2 Redes Sociales 4 5 3: Menor Ganancia
3 Video Blog 8 9 2: Ganancia Rápida
4 Webinars 6 8 2: Ganancia Rápida
5 Conferencias 9 4 1: Oportunidad
6 e-Learning 3 9 4: Descartar
7 Libro 7 6 2: Ganancia Rápida
8 Podcast 7 4 1: Oportunidad
9 Coaching & Mentoring 9 5 1: Oportunidad

Una vez tenido la taba resumen, lo podemos traficar y obtendrás el siguiente resultado

Matriz de Impacto y Esfuerzo Ejemplo Comparativo -  GioSyst3m 

 

Podemos observar que, utilizando esta técnica, hemos obtenido un nuevo escenario de priorización. Las oportunidades destacadas son las Conferencias, el Coaching & Mentoring, el Blog y el Podcast. A continuación, en orden de prioridad, se encuentran los Libros, el VideoBlog y los Webinars.

En último lugar, se sitúan las Redes Sociales, y se recomienda descartar la opción del e-learning.

Esta nueva perspectiva nos permite enfocar nuestros esfuerzos en aquellas iniciativas que tienen un mayor impacto y valor para nuestro objetivo.

 

Recomendaciones

Cada vez que apliques la Matriz de impacto y esfuerzo, es importante tener en cuenta los siguientes 6 tips para lograr el éxito en su aplicación:

  1. Utiliza esta matriz como un primer filtro para establecer prioridades. Te ayudará a identificar qué iniciativas, proyectos o productos tienen mayor impacto y menor esfuerzo.

  2. Además de la matriz de impacto y esfuerzo, considera aplicar otra técnica como la Matriz WSJF (Weighted Shortest Job First) para obtener una visión más completa y precisa de la priorización.

  3. En mi experiencia, aplicar la técnica de manera cuantitativa, utilizando una escala del 1 al 5, ha demostrado ser más efectivo. 

  4. Aplicar la técnica comparativa me ayuda a negociar de manera más efectiva con los líderes de proyectos y los Product Owners. Esta metodología me permite asignar valores numéricos a las características / funciones y compararlas de forma más objetiva.

  5. Si vas a comparar características, asegúrate de que sean comparables entre todos los elementos que estás evaluando. Esto garantizará una mayor efectividad al realizar las comparaciones y tomar decisiones basadas en los resultados.

  6. El impacto de cada iniciativa, proyecto o producto debe ser establecido por el dueño del producto, el project manager, el gerente o el jefe del proyecto o servicio. El esfuerzo necesario para llevar a cabo la iniciativa lo determinará el equipo de trabajo, considerando los recursos, el tiempo y las habilidades necesarias.

 

Master Class: Matriz de Impacto vs Esfuerzo

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