En muchas ocasiones he tenido miles de cosas que hacer; sin embargo, son tantas que he tenido que priorizar, para poder saber ¿por cuál comenzar?, ¿Cuál genera más valor?, y en ese momento uso la Matriz Urgente e Importante.
Previamente, a comenzar de hablar sobre la matriz, tuve que entender el significado de Urgente e Importante:
Según el RAE dice que Urgencia es un adjetivo de “Urge”, dos de sus definiciones son:
1. tr. Pedir o exigir algo con urgencia o apremio.
2. Tr. Conducir o empujar a alguien a una rápida actuación.
RAE – https://dle.rae.es/urgir
Definiendo Importante
Según una de las definiciones Real Academia Española (RAE) dice que es:
1. f. Cualidad de lo fundamental, de lo que es muy conveniente o interesante, o de mucha entidad o consecuencia.
Con estas bases como definiciones puedes entender que es “importante” y “urgente”, y así puedes saber cuales son aquellas cosas que debes hacer inmediatamente.
La Matriz Eisenhower
La matriz de Importante/Urgente su nombre original es la Matriz Eisenhower, su definición es:
La Matriz Eisenhower, también conocido como Matriz de Urgente e Importante, ayuda a la toma decisión y prioriza las tareas por urgencia e importancia, ordenando las tareas menos urgentes e importantses que algunas se deberían delegar o no hacerlas.
Los cuadrantes de la Matriz Urgente e Importante
Aplicando la Matriz Urgente e Importante
En mi experiencia he tenido la oportunidad de aplicar esta matriz y me ha permitido tener un mejor orden en las cosas que debo hacer, tanto a nivel personal como profesional, inclusive la he podido aplicar en las estrategias, proyectos, productos/servicios, para así tener un norte más claro de lo que se debe hacer, planear, delegar o dejar de hacer.
Te comparto un ejemplo de como aplique esta matriz para crear mi marca personal, para que así puedas entender de manera más precisa como adaptarlo a tus necesidades.
Ejemplo de Matriz Urgente e Importante para la marca GioSyst3m
Una vez realizado el DAFO y CAME obtuve una lista de +24 estrategias y en ella tenia una que era Relanzamiento de la marca de GioSyst3m; por consiguiente, comencé a elaborar todas las tareas posibles para la ejecución de la misma; en ese momento me dije a mi mismo, que no podía hacer todas de una vez, por lo que decidí aplicar la Matriz de Urgente e Importante, obteniendo el siguiente resultado:
De esta forma, tenía un panorama claro de qué debía hacer, planificar, delegar y definitivamente que No tenia que hacer.
¿Cuándo saber que debo usar la Matriz de Urgente e Importante?
Como he venido describiendo las ventajas de aplicar la matriz de Urgente e Importante, ahora te diré unos efectos para saber si debes usarla:
Si te sientes identificado con alguno de estos efectos puede ser una alarma e indicador de que no tienes priorizadas tus tareas, definitivamente debes aplicar la Matriz Importancia/Urgencia para contrarrestar esos efectos.
Recomendaciones
Desde mi experiencia, así como cuando te establezcas tus objetivos SMART+E te recomiendo que los tengas visibles al lado de tus metas para recordar cada una de ellas y tener siempre el foco.
Aplica la Matriz cuando:
- Detectas algún efecto.
- Necesidad de priorizar.
- No estas claro que debes hacer primero.
- Sientes que no hay avances considerables.
- Se te va el día en tareas repetitivas.
- Excesos de reuniones que no generan valor.
