OKR: Objective and Key Result, Objetivos con Resultados Claves - GioSyst3m

OKR son las siglas en inglés de Objectives and Key Results (Objetivos y Resultados Clave). Son un método de gestión de objetivos que se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años. OKR se basan en la idea de que los equipos y las organizaciones estén alineados y deban ser alcanzados en un período de tiempo determinado, en 3 meses normalmente.

Los OKR se establecen a nivel organizacional, de equipo y personal (yo los llamo profesionales).

Mi experiencia con OKR

He estado utilizando OKR durante los últimos cuatro (4) años, tanto a nivel organizacional como personal. He encontrado que los OKR es una herramienta muy efectiva para establecer y alcanzar objetivos. Los OKR me han ayudado a:

• Ser más claro sobre lo que quiero lograr.
• Priorizar mis tareas y esfuerzos.
• Medir mi progreso y hacer ajustes cuando sea necesario.
• Mantenerme motivado y enfocado.

En este post quiero compartir la experiencia que he tenido aprendiendo y aplicando este método para establecer metas, tanto a nivel organizacional como a nivel personal.

Un poco de Historia de los OKR

Comenzaré con un poco de historia, fueron creados en la década del '70 en Intel por Andy Grove (CEO), quien tomó la idea de la "La Práctica de la Administración" y no fue hasta '90 John Doerr en su libro "Mide lo que importa" que fue cuando se popularizó y se ha extendido su uso a empresas como Google,¹​ LinkedIn²​ y Zynga,³ 

Lo emocionante de todo esto es que ya no solo las grandes empresas lo están utilizando, sino que también puedes usarlo a nivel personal para tus metas. Personalmente, lo aplico y me ha ayudado a tener una visión mucho más clara y resultados tangibles.

Fuente: https://medium.com/innovation-party/okr-arguably-the-best-performance-framework-to-innovate-your-company-and-personal-lives-dc0bf4569a7b

¿Qué significa Objetivos con Resultados Claves (ORK)?

OKR es un acrónimo en inglés que significa Objectives and Key Results. En español, se traduce como Objetivos y Resultados Clave.

Un objetivo es una declaración general de lo ¿qué? quieres lograr. Un resultado clave es un indicador específico que te ayudará a medir tu progreso hacia tu objetivo.

Los objetivos deben ser claros, concisos y aspiraciones. Los resultados clave deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos.

Aquí tienes un cuadro que muestra una mejor forma de entender las definiciones y el uso de OKR:

El marco OKR puede conducir a una mayor transparencia, alineación, enfoque y agilidad en su organización.

Un marco de trabajo con pensamiento crítico y disciplina continua que busca asegurar que los empleados trabajen juntos, enfocando el esfuerzo para hacer y contribuciones medibles.

Fuente: Lamorte, B. (2022). The OKRs field book (1st ed., p. 10). NJ: Wiley.

Alineación de los OKR

Una de las cosas que me gusta de los OKR es la alineación que se puede lograr en una organización. Los OKR se pueden crear de arriba abajo, abajo hacia arriba y lateralmente, lo que permite que todos apunten y contribuyan a la misma meta.

Los OKR deben nacer de la estrategia organizacional. Deben ayudar y estar enfocados a lograr las metas planteadas. A este primer nivel se le denomina OKR Estratégicos.

Luego pasamos a los OKR Tácticos, que deben ayudar a contribuir a los estratégicos de manera directa o indirecta. Una vez definidos, se deben establecer los OKR Operativos.

En la siguiente imagen podrás ver cada uno de los niveles:

Me gustaría agregar que cuando leí el libro Mide lo que importa, me llamó la atención la recomendación de que los integrantes de los equipos deberían crear OKR individuales. Esto ayuda a que los miembros del equipo se comprometan más con su trabajo y se inspiren a dar lo mejor de sí mismos.

He decidido llamar a estos objetivos OKR Profesionales y no Personales (como lo indican en el libro), ya que creo que son diferentes de los OKR organizacionales. Los OKR Personales pueden no estar directamente relacionados con los objetivos de la organización y no necesariamente contribuyen.

En mi experiencia, he creado OKR Profesionales para generar sinergia y compromiso, y para lograr metas. He entendido la importancia de estar alineado con el equipo de trabajo y de contribuir al éxito de la organización.

Lo que más me gusta de los OKR es que, al momento de crearlos, se puede recibir retroalimentación desde diferentes ángulos, lo que ayuda a tener una mejor alineación. Estas retroalimentación pueden venir de:

• Arriba hacia abajo: los OKR estratégicos se pueden desglosar en OKR más específicos, asegurando que cada uno tenga una contribución a la estrategia de la organización.
• De abajo hacia arriba: los miembros del equipo pueden proponer sus propios OKR, que pueden ser agregados a los OKR estratégicos si están alineados con la estrategia de la organización.
• Laterales: los OKR de diferentes equipos o departamentos pueden ser compartidos y coordinados para asegurar que todos estén trabajando hacia el mismo objetivo.

En la siguiente imagen, puedes ver las tres alineaciones:

Super poderes OKR

Al leer el libro Mide lo que importa, todo gira en torno a los cuatro superpoderes. Voy a compartir cada uno de ellos en un contexto general, pero te recomiendo que leas el libro por ti mismo para sacar tus propias conclusiones.

1. Concéntrate y comprométete con las prioridades.

• Establece un ciclo adecuado para los OKR. En mi experiencia, cada tres meses es suficiente, pero también he pensado que cada cuatro meses podría ser bueno.
• Los OKR deben comenzar con los directivos de la compañía. Como te he comentado, debe haber una alineación desde la estrategia de la organización hasta llegar a cada persona.
• Es importante contar con un responsable de los OKR. En mi experiencia, siempre había alguien responsable de cada OKR, ya sea un líder de área, un propietario de producto, etc. contar con el apoyo de una Agile Coach y/o Scrum Master.
• Establece tres objetivos y por cada uno de ellos tres resultados clave. Esto es suficiente. ¿Puedes tener más? Sí, puedes hacerlo, pero en mi experiencia debes revisar si realmente son OKR o si estás mezclando KPI. Más adelante te contaré un poco sobre los KPI.
• Lo más importante es que todos crean en ellos. Los OKR pueden ser un freno, ruido o incluso una pérdida de tiempo, si se le ve valor que esto genera. Si vas a implementarlos, debes creer en ellos primero para que los demás también lo hagan.

2.Coordinarse y conectar para trabajar en equipo

• Los OKR son públicos y todos deben conocerlos, desde los estratégicos hasta los profesionales. Esto promueve la transparencia y ayuda a que todos estén alineados con los objetivos de la organización.
• Es importante mostrar los OKR en todas las reuniones para que formen parte de la cultura de la organización. Esto ayudará a que todos estén comprometidos con los OKR y trabajen para alcanzarlos.
• El cascadeo de los OKR promueve el compromiso, la inclusión y la participación entre las áreas, departamentos y personas. Esto se debe a que cada uno de ellos debe contribuir, directa o indirectamente, al logro de los objetivos.
• Es importante promover los OKR que van de abajo hacia arriba. Esto ayuda a identificar puntos que no se ven desde arriba y a asegurar que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos.
• Es importante promover el uso de OKR compartidos entre áreas. Esto ayuda a promover el trabajo en equipo y la contribución compartida.

3. Realizar el seguimiento de las responsabilidades 

• Realizar seguimiento a los OKR desde todos niveles, promoviendo la sinceridad de los resultados.
• Motivar a los colaboradores la medición de su logros.
• Revisión de los OKR debe ser constante generando cadencia para los mismo, para ser más productivo que reactivos 
• Ajustar los OKR puede ocurrir ya que los entornos, situaciones, etc puede cambiar.
• Celebrar los resultados al final del ciclo de los OKR sea cual sea el resultado hay un trabajo detrás y tomar acciones para el siguiente ciclo. 

4.  Exigirse lo imposible

• En la planeación de los OKR para el ciclo es importante identificar cuáles son aquellos que deben cumplirse un 100% o 70%, es decir, si son Rooftop o Mooshut (más adelante te explico a qué me refiero).
• Aprender de los errores es una clave que debe estar presente, ya que no todos los OKR se cumplirán y se debe generar un ambiente de confianza y mejora continua.
• Crear OKR que se enfoquen en la productividad o innovación, para que sean retadores y motiven a los colaboradores a hacer cosas diferentes, al final impulsará el crecimiento de la organización.

OKR Rooftop y Mooshut

Rooftop: Este es un objetivo que es muy ambicioso y difícil de lograr, pero es importante establecerlo de todos modos. Si se logra, será un gran éxito.

Mooshut: Este es un objetivo que es más alcanzable, pero aún así es un reto. Si se logra, será un éxito sólido.

En la siguiente tabla explico un poco más la diferencia entre estos:

Ciclo de los OKR

Esta parte es uno de los grandes cambios que he visto de lo tradicional. Te comenté que la frecuencia de revisión de los objetivos no debería ser anual, sino que debería ser en períodos mucho más cortos, en el cual nos recomienda que sea trimestral. Particularmente me parece genial porque realmente buscas que sea más productivo.

En el libro Mide lo que importa nos dice cómo debe ser; sin embargo, te mostraré en la siguiente imagen con pequeñas recomendaciones a través de mi experiencia y que nos han funcionado.

El proceso de definición de OKR estratégicos hasta llegar a los profesionales puede tomar en promedio un mes. Aquí te dejo un cronograma basado en mi experiencia, estableciendo la semana como unidad de tiempo:

• Semana 1: Una vez definida la planeación estratégica anual, se deben construir y definir los OKR estratégicos.
• Semana 3: Los OKR estratégicos se deben comunicar a los departamentos, gerencias y trenes para que estos comiencen a construir los OKR tácticos de cada una de sus áreas.
• Semana 4: Los OKR tácticos se deben comunicar a las jefaturas, subgerencias y equipos para que estos puedan construir los OKR operativos y la contribución directa e indirecta a los OKR tácticos.
• Semana 5: Los OKR operativos se deben comunicar a todos los ejecutivos, especialistas e integrantes para que puedan construir los OKR profesionales (recuerda que éste último es opcional).
• Semana 7: Todos los colaboradores deben estar alineados con las metas del trimestre y lo que se debe trabajar en este momento. El trimestre comienza en esta semana y finaliza en la semana 12.
• A partir de la semana 7: Se comienza a realizar el seguimiento y control de los OKR operativos y profesionales. En mi experiencia, lo realizado semanalmente da resultados; sin embargo, hacerlo cada dos semanas también puede funcionar.
• Cada mes: Se debe realizar el seguimiento y control de los OKR tácticos.
• Al final del trimestre: Se debe realizar el seguimiento y control de los OKR estratégicos. Debes tener en cuenta que un mes antes de finalizar el trimestre tendrás que planear el siguiente trimestre, lo cual puede ser un poco complejo ya que para establecer nuevas metas debes esperar que el trimestre en curso finalice. Para ello siempre se realiza una proyección de cierre.

¡Wow! Intenté explicarte cómo es el proceso y cómo debes hacer para poder realizar el seguimiento de cada uno de ellos. Puede ser un poco enredado, pero como siempre he dicho, haz lo que realmente te genere valor y cuanto más simple, mejor. Te di una visión completa, pero adáptala según tu necesidad y a medida que vayas tomando madurez, vas agregando los diferentes niveles.

OKR y CFR

Los OKR son una herramienta que nos permite establecer objetivos con resultados clave muy orientados al negocio. Sin embargo, surge la duda: ¿qué pasa con los colaboradores? Si los OKR se hacen por ciclos cortos y no tenemos metas anuales, como lo expliqué anteriormente, ¿las evaluaciones de desempeño anuales también deberían cambiar?

En ese sentido, John Doerr propone CFR, cuyas siglas significan:

• Conversaciones: Entendidas como un intercambio auténtico y lleno de matices entre el jefe y el colaborador, con la intención de impulsar el rendimiento.
• Feedback: En esencia, una comunicación bidireccional entre compañeros para evaluar el progreso y conducir a mejoras futuras.
• Reconocimiento: Consiste en expresiones de apreciación hacia los individuos que lo merecen por sus contribuciones, independientemente de las magnitudes de estas.

Fuente: Mide lo que importa - John Doerr

Los CFR son tan primordiales como los OKR para liderar la transparencia, la responsabilidad, el empoderamiento y el trabajo en equipo en todos los niveles de la organización.

En mi experiencia, esto genera más valor, poder aplicar CFR en cada ciclo de los OKR, para tomar acciones inmediatas y no esperar al final para recordar lo que se dijo al inicio. Además, promueve la madurez de los colaboradores de una forma más positiva y podrás ver los cambios casi de inmediato.

Con respecto a cómo debería ser la evolución, es de cada empresa establecer el formato de trabajo, ya que puede variar la cultura organizacional siempre y cuando se mantengan los CFR.

Para desarrollar una cultura de motivación elevada, equilibra los OKR <<catalizadores>>, acciones que apoyen el trabajo, con unos CFR <<alentadores>>, actos de apoyo interpersonales o incluso de amabilidad arbitraria.

Fuente: Mide lo que importa - John Doerr

En el siguiente cuadro tienes una descripción de lo que se propone de pasar a una gestión anual a una continua de rendimiento:

Fuente: Mide lo que importa - John Doerr

Principios de los OKR

Los OKR ayudan a las empresas a gestionar el rendimiento de cinco maneras principales:

• Alineación: Los OKR ponen a todos en la misma página sobre lo que están haciendo los equipos, por qué lo están haciendo y cómo su trabajo hace avanzar a la organización. Esto ayuda a asegurar que todos estén trabajando hacia los mismos objetivos y que sus esfuerzos estén alineados.
• Priorización: Los OKR cierran la brecha entre los objetivos a largo plazo y el trabajo diario necesario para lograrlos. Esto ayuda a los empleados a priorizar sus tareas diarias y las iniciativas a largo plazo, asegurando que estén trabajando en las cosas más importantes.
• Transparencia: Los OKR fomentan culturas corporativas transparentes al informar a todos sobre el impacto y las prioridades de los equipos y las personas en toda la organización. Esto ayuda a crear un sentido de comunidad y colaboración, y también ayuda a garantizar que todos estén en la misma página.
• Responsabilidad: Los OKR crean la propiedad de las expectativas de rendimiento y eliminan cualquier espacio para las áreas grises en cuanto a quién es responsable de cumplir con objetivos específicos. Esto ayuda a garantizar que todos sean responsables de sus acciones y que la organización sea responsable de sus resultados.
• Empoderamiento: Los OKR muestran a los empleados el impacto de su trabajo y les dan un sentido de propiedad sobre su progreso. Esto ayuda a motivar a los empleados y a mantener su compromiso.

Los OKR son una poderosa herramienta que puede ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento. Al seguir estos principios, las empresas pueden asegurarse de que sus OKR sean efectivos y que estén ayudando a la organización a lograr sus objetivos.

fuente: https://lattice.com/library/okr-101

Cumplimiento de OKR 

Para establecer los cumplimientos de los OKR

Existe una forma muy sencilla de establecer el cumplimiento de los OKR. La fórmula es:

Cumplimiento = Real / Meta

En mi experiencia, aplico el siguiente cálculo para el 100%:

Cumplimiento = (Real / Meta) * 100%

También es bueno usar un semáforo para entender visualmente el cumplimiento del OKR. Aquí tienes una imagen de referencia:

El semáforo se usa para clasificar el cumplimiento de los OKR en tres categorías:

• Verde: Cumplimiento del 60% o superior
• Amarillo: Cumplimiento inferior al 60%, pero superior al 40%
• Rojo: Cumplimiento inferior al 40%

El semáforo es una herramienta útil para visualizar el progreso de los OKR y para identificar áreas que necesitan atención

En la siguiente imagen, comparto que es bueno trabajar por rangos, basado en mi experiencia. Esto puede variar según el negocio y los retos que enfrenta la organización. Por lo tanto, puedes elegir trabajar por el rango estándar o por rangos personales, según tu necesidad.

Estructura de un OKR

Antes de pasar al ejemplo, quiero compartir cómo entendí los OKR de una manera sencilla que creo que te ayudará a entenderlos mejor.

Todo nace de la estrategia para así tener los OKR. Los OKR están compuestos por 1 a 3 objetivos, y cada objetivo está compuesto por 1 a 3 resultados clave (KR). Cada KR tiene por lo menos 1 iniciativa.

¿Fácil? No lo creo. Por eso, en la siguiente imagen te explicaré de una forma práctica cómo funcionan los OKR.

Te comparto algunos consejos para crear tus OKR:

1. Asigna una letra de A a Z a cada objetivo. Se recomienda tener 3 objetivos como máximo.
2. Asigna la letra del objetivo seguida de un consecutivo de 1 a X a cada resultado clave. Se recomienda tener 3 resultados clave como máximo.
3. Asigna la letra del objetivo, el consecutivo del resultado clave seguido de un consecutivo de 1 a X a cada iniciativa. Se recomienda tener al menos 1 iniciativa por resultado clave.
4. Debes tener por lo menos dos Resultados Claves (KR) por Objetivo. Esto se debe a que si uno de ellos no se logra, tienes otra métrica para aproximar el logro del Objetivo. Piensa: si dejas 1 Objetivo con 1 solo KR y este no se logra, ¿qué pasa con tu objetivo?

Espero que estos consejos te sean útiles

Ejemplo práctico de OKR

Muy bien, ahora voy a compartirte un ejemplo muy sencillo de cómo puedes aplicar los OKR en tu vida personal. Imagina que quieres correr una carrera con alguien y tu objetivo es llegar a la meta primero.

Definir un Objetivo 

Definimos el ¿qué? queremos lograr. Debe ser inspirador.

Características de un buen objetivo:

• Ambicioso: El objetivo debe ser desafiante, pero alcanzable.
• Cualitativo: El objetivo debe ser medible en términos cualitativos, no cuantitativos.
• Con un tiempo límite: El objetivo debe tener una fecha límite específica.
• Simple: El objetivo debe ser claro y conciso.
• Retador: El objetivo debe ser desafiante, pero no imposible.
• Concreto: El objetivo debe ser específico y con un enfoque claro.
• Accionable: El objetivo debe ser algo que se pueda hacer.
• No más de 3: Se recomienda tener no más de 3 objetivos.

Fórmula:

• Verbo + Qué

Pregunta clave:

• ¿Para qué ....?

Ejemplo:

Objetivo: Ser el primero en llegar para demostrar que puedo correr más rápido

Definir Resultados Clave / Key Result

Definimos los  ¿cómo? vamos a lograr el ¿qué?. Debe ser retador y cuantificable.

Características de un buen resultado clave:

• Medible y cuantificable: El resultado clave debe ser medible en términos cuantitativos, no cualitativos.
• Alcanzable: El resultado clave debe ser alcanzable, pero desafiante.
• No más de 5: Se recomienda tener no más de 3 resultados clave.

Fórmula:

• Verbo + Acción + Meta

Ejemplo:

• KR: Recorrer 100 metros cada 5 minutos.

Definir Iniciativas

Define las acciones para aclarar los resultados clave.

Características:

• Acciones: Las acciones son los pasos específicos que se tomarán para lograr los resultados clave.
• Transformación: Las acciones de transformación son las acciones que cambian fundamentalmente la forma en que la organización opera.
• Innovación: Las acciones de innovación son las acciones que introducen nuevas ideas o productos a la organización.
• Business As Usual (BAU): Las acciones BAU son las acciones que mantienen la organización funcionando como de costumbre.

Formula:

• Verbo + Acción + Beneficio cuantificado

Ejemplo:

• Iniciativa: Tomar la ruta más corta + en 300 metros

Veamos el ejemplo más gráficamente:

OKR Vs KPI

Con esta técnica genera mucha controversia conocer la diferencia entre los OKR y los KPI, inclusive puedes llegar a pensar que es lo mismo con otro nombre.

Los OKR, o "Objetivos y Resultados Clave", se utilizan para alinear a toda la organización y lograr un enfoque común hacia el éxito.

Los KPI, que significa Indicador Clave de Rendimiento. Los KPI son métricas que nos ayudan a medir el progreso y el éxito de nuestros objetivos y metas.

Creo que quedaste igual ¿verdad? no se puede apreciar la diferencia, te explico con un ejemplo,

Imagina que vas a hacer una carrera con un amigo, en la cual los dos están en el mismo punto, y el objetivo es llegar a un punto B, entonces estableces tu OKR:

Objetivo: Ser el primero en llegar al punto B en el menor tiempo.

Key Result: Recorrer 100 metros cada 5 minutos.

Iniciativas:

• Tomar la ruta más corta.
• Tomar la ruta más rápida.

Hasta aquí estamos claros, el OKR, pero ¿cuál sería el KPI? Podría ser:

KPI

• Velocidad para cumplir el KR.
• El tiempo que me voy llevando desde que inicie.
• La distancia faltante para llegar.

¿Un poco más claro? Bueno, te voy a mostrar en la siguiente imagen lo que deseo explicar con el ejemplo, con un GPS es el mejor para dar la mejor explicación:

Recomendaciones

• Tener una estrategia definida y el por qué.
• Establecer hasta 3 objetivos.
• Establecer hasta 3 resultados clave por objetivo.
• Establecer al menos 1 iniciativa por cada resultado clave.
• Establecer OKR en cada nivel.
• Establecer OKR profesionales genera mayor compromiso.
• Establecer OKR compartidos para generar sinergias.
• Identificar 1 a 5 KPI si lo consideras necesarios.
• Establecer rangos de cumplimiento con el semáforo.
• Establecer al menos 1 Moonshoot.
• Establecer un plan de mejora continua y/o retrospectiva.
• El seguimiento de los OKR cada 3 meses es lo ideal.

Una pequeña reflexión

Los OKR me recuerdan cuando estaba en la escuela, que me enseñaban a crear Objetivos Generales y Objetivos específicos. Entonces, ¿los OKR no te parecen algo familiar? Te dejo para que lo reflexiones.

Giovanni Ariza - GioSyst3m

¡Nos encantaría saber lo que piensas de los OKR! Deja un comentario a continuación. 👇🏻